Hoe voldoe je aan de AVG als je een contactformulier hebt?

De meeste organisaties vragen persoonsgegevens in hun contactformulier. Logischerwijs krijg je dan te maken met privacy-wetgeving. In dit artikel lees je waar je rekening mee moet houden.

Formulieren worden op bijna elke website gebruikt. Het bekendste voorbeeld is waarschijnlijk het contactformulier. Vaak worden tenminste deze gegevens gevraagd:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Opmerking

Drie van deze velden bevatten persoonsgegevens (naam, e-mail en telefoonnummer). Vraag je persoonsgegevens dan heb je te maken met de algemene verordening gegevensverwerking, ook wel bekend als de AVG. 

Waar moet je rekening mee houden?

Onder de AVG krijgen betrokkenen (de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt) meer rechten. De AVG gaat er bijvoorbeeld in de basis van uit dat je niet meer gegevens vraagt dan je strikt nodig hebt. In het geval van een contactformulier heb je een telefoonnummer of e-mailadres nodig om contact op te kunnen nemen, maar bijvoorbeeld geen geboortedatum of geslacht. Ook moet je uitleggen wat je gaat doen met de gegevens die je verzamelt en hoe ze worden verwerkt. Dit moet je op een duidelijke manier presenteren aan de persoon van wie je gegevens vraagt. Bijvoorbeeld in een privacystatement die voldoet aan de AVG.

Checklist*

  1. Vraag je alleen de gegevens die je echt nodig hebt?
  2. Kunnen alleen de mensen die deze gegevens nodig hebben deze gegevens inzien?
    Denk hierbij ook aan wie toegang hebben tot je CMS en evt. de mailbox waar formulier-inzendingen naartoe gaan.
  3. Heb je vastgesteld hoe lang je deze gegevens bewaard worden? En heb je een manier om te zorgen dat dit ook echt niet langer gebeurt?
  4. Heb je deze gegevensverwerking behandeld in je privacystatement?
    1. Staat er in waarom je deze gegevens verwerkt?
    2. Staat er welke personen of afdelingen de gegevens in kunnen zien?
    3. Staat er welk bewaartermijn je hanteert?

* Deze checklist is een handvat. Op het moment van schrijven komt er nog dagelijks nieuwe informatie beschikbaar over het op de juiste manier toepassen van de wet. Deze checklist kan daarom onvolledig zijn en hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. Raadpleeg daarin altijd de officiële bronnen van de overheid.

Officiële bronnen en whitepaper

Er is veel informatie te vinden op internet over de nieuwe wetgeving. Officiele bronnen van de overheid over dit ontwerp zijn:

Verder lees je meer over de privacy en wetgeving rondom digitale communicatie in ons whitepaper: Privacy & AVG.

Hoe twee mensen meer dan 1000 websites online houden Hoe bouw je een top notch corporate website?