8 stappen om te komen tot een jaarverslag

Een jaarverslag maken is voor veel organisaties een stressvol proces. Door dit procesmatig én met de juiste tools aan te pakken blijf je in controle. In dit artikel lees je meer over 8 stappen die je kunnen helpen bij het realiseren van een jaarverslag.

Stap 1: Doel en doelgroepen bepalen

Door het doel vast te stellen, bepaal je voor een groot deel al de scope van het eindproduct. Is het een verplicht nummertje voor de toezichthouders of wordt het ook een PR-middel?

Het doel bepaalt voor een groot deel voor wie (welke doelgroepen) je de content maakt. Na deze stap moeten de volgende twee vragen duidelijk zijn: 

  • Wat willen we bereiken voor het jaarverslag?
  • Wie willen we bereiken met het jaarverslag?

Benchmark voor transparantie

Wist je dat er vanuit de overheid een benchmark is voor de transparantie van je jaarverslag? Één van onze klanten, de Gasunie, staat in de top vijf en krijgen daarmee veel publiciteit. De criteria van 2017 en meer informatie hierover lees je op: www.transparantiebenchmark.nl

Bekijk het jaarverslag van de Gasunie

Stap 2. Plan van aanpak maken

We kunnen rustig stellen dat het maken en publiceren van een jaarverslag een project op zichzelf is. Net als ieder project heeft ook het maken van een jaarverslag een aanvalsplan nodig; een plan van aanpak. Dit hoeft geen ellenlang rapport te zijn. Een beknopt tekstdocument met de belangrijkste zaken schept veel duidelijkheid voor jezelf en andere stakeholders. Hierin staat:

  • Uit welke hoofdstukken het jaarverslag bestaat 
  • Welke onderdelen extra belangrijk zijn dit jaar
  • Aan welke voorwaarden we moeten voldoen (bijvoorbeeld de GRI-standaard)
  • Wie betrokken zijn bij het maken van het jaarverslag
  • Hoe de teksten worden verzameld
  • Of er foto's en video' gebruikt worden en zo ja, waar die vandaan komen
  • Welke externe partijen we inzetten 
  • Is er eindredactie? Wanneer vindt die plaats?
  • Wie welke beslissing maakt over het jaarverslag: Manager/Hoofd afdeling of communicatie?
  • Wie eindverantwoordelijk is
  • In welke vorm we het jaarverslag publiceren (online, PDF of ook print)?
  • Hoe we het jaarverslag verspreiden als het klaar is en wie daarvoor verantwoordelijk is
  • Planning met mijlpalen en deadlines 

Stap 3. Delegeren van content creatie

Communiceer naar de mensen waar je informatie van nodig hebt wat er nodig is en vooral voor wanneer je het nodig hebt. Stel de deadline voor het aanleveren van de informatie eerder dan je het daadwerkelijk binnen moet hebben. Op die manier heb je wat marge en dat scheelt later een hoop stress.

Tip!

Plan voor jezelf een moment in om te vragen of het allemaal lukt. Dit is een goede reminder voor de persoon waar je informatie van nodig hebt en een mooi moment om eventuele problemen te signaleren.

Stap 4. Samenvoegen van content

Zodra je alle stukken hebt is het tijd om er een geheel van te maken. De hoofdstukken worden gevuld. Tekst, foto's, quotes en eventueel video komen allemaal bij elkaar. Wat wij veel zien is dat er losse bestanden worden gemaild en dat iemand die bij elkaar zet. Meestal iemand van communicatie. Het samenvoegen van deze documenten (je kent ze wel: "tekst_definitief_v4.docx") kost veel werk en is erg foutgevoelig.

Als je het echt handig voor iedereen wilt maken dan moet je mensen bewegen hun informatie in één systeem te plaatsen. Dit scheelt uiteindelijk een hoop werk. Ook geeft dit veel meer inzicht in het daadwerkelijke eindproduct. Onze ervaring is dat dit motiverend werkt voor iedereen omdat er snel en zichtbaar meters gemaakt worden.

De communicatie-afdeling voert de eindredactie van een jaarverslag

Stap 5. Eindredactie

Op dit punt moeten alle stukken binnen zijn. Anders blijf je aanpassen (en ja, we weten dat dat eigenlijk nooit lukt in de praktijk ;) ). De stukken worden samengevoegd en tot één geheel gemaakt. Hierbij is het handig dat er nog maar één document is en geen verschillende versies.

Een goed jaarverslag heeft in alle hoofdstukken dezelfde "tone of voice". Dit lukt niet als de regie verdeeld is over verschillende afdelingen. Communicatie staat in deze fase aan het roer.

 

Stap 6. Goedkeuring

In het jaarverslag legt de organisatie verantwoording af naar haar stakeholders op verschillende gebieden. Vaak zijn er mensen verantwoordelijk voor deze gebieden. Daarom moet het jaarverslag ter goedkeuring langs veel verschillende mensen. Het College van Bestuur, de Raad van Toezicht, de accountant en vaak nog andere commissies.

Hiervoor is het handig dat je een instructie geeft waar deze mensen goedkeuring op moeten geven en waar ze niet per se op hoeven te letten. Er zijn ook online systemen die het makkelijk maken om opmerkingen (comments) te plaatsen.

Annotaties in Kirra Reporting

Als je werkt met het Reporting pakket van Kirra kan iemand (zonder account) met simpel dubbelklikken op de online versie een opmerking achterlaten. De beheerder krijgt automatisch een notificatie en heeft een lijst met punten.

Bekijk meer mogelijkheden met Kirra Reporting

Stap 7. Publiceren!

Het document is klaar. Het enige dat nog moet gebeuren is het publiceren.  Afhankelijk van je doel en doelgroepen zet je het jaarverslag online, publiceer je de PDF en/of stuur je het document naar de drukker. Wat dan nog volgt is het aankondigen aan het publiek via social media, e-mail en je website.

Stap 8. Evalueer en vier je succes!

De klus is bijna geklaard. Het is tijd om te evalueren wat er goed ging en wat er beter kan volgend jaar. Voor nu is het vooral tijd om op adem te komen en deze mijlpaal te vieren!

Voorbeelden van anderen

Dit zijn een aantal voorbeelden van organisaties die samen met ons hun jaarverslag hebben gemaakt. Misschien leuk ter inspiratie.

Amsterdam RAI 2016

Elker & Het Poortje

Wil je ook samenwerken aan het jaarverslag?

Wil je weten of wij samen met elkaar een jaarverslag kunnen maken? Neem dan gerust even contact met ons op.

Waarom je nú bezig moet met privacy en wetgeving 4 tips voor goede content in nieuwsbrieven