Google analytics en uw intranet: Kansen en regels

Google Analytics is een veelgebruikt instrument om statistieken te genereren en wordt vrijwel standaard ingezet bij websites. Wist u dat Google Analytics ook erg nuttig kan zijn voor uw intranet? In dit artikel geven we u drie inzichten die van belang zijn voor ieder intranet. We maken het niet technisch, omdat we u vooral willen laten inspireren over de mogelijkheden.
Tot slot krijgt u van PlasBossinade tips over de juridische aspecten van Google Analytics en de toepassing daarvan op uw intranet.

1. Zien welke informatie collega's bekijken

De informatie op het intranet is vaak een spanningsveld tussen wat de organisatie (of iedere afdeling) belangrijk vindt en wat collega’s belangrijk vinden. Daar komt vaak bij dat een organisatie uit een veelvoud aan disciplines bestaat die ieder een eigen informatiebehoefte heeft. Als u inzicht heeft in welke informatie door collega’s bekeken wordt, vertelt u dat:

  1. welke prioriteit content zou moeten krijgen,
  2. welke kansen er liggen rondom het bundelen van informatie en
  3. de frequentie waarin de content beoordeeld of geschreven moet worden.

Weten welke informatie belangrijk is voor uw collega’s is dus van directe invloed op contentstrategie en -creatie.

Achtergrond: Google Analytics

Google Analytics is een gratis online programma van Google dat het mogelijk maakt om statistieken te meten. Hiermee krijgt u inzicht in het gedrag van de bezoekers van uw website of intranet.

2. Ontdek de verschillen

Iedere discipline binnen de organisatie heeft een andere informatiebehoefte ten opzichte van het intranet. Om een intranet voor de organisatie te laten werken wilt u de medewerker op de startpagina direct direct datgene laten zien wat voor hem of haar écht belangrijk is. Om zo'n startpagina te kunnen maken heeft u echter wel inzicht nodig in wat voor een functie of afdeling belangrijk is.

3. Ontdek de meestgebruikte routes

Iedere collega gebruikt het intranet op een andere manier. Dit maakt het soms lastig om keuzes te maken in het ontwerp van het intranet: Is een algemene zoekfunctie voldoende als men een collega zoekt of moet er op de startpagina een functie komen om direct te zoeken in het smoelenboek? Hoe vaak gebruiken collega’s de mogelijkheid om thuis in te loggen? En verschilt de informatiebehoefte dan ook ten opzichte van het intranet-bezoek tijdens het werk? Om antwoord te krijgen op dergelijke vragen dient u inzicht te krijgen in het gedrag van collega’s.
Zodra u vraagtekens heeft rondom een bepaalde keuze is het verstandig om deze keuze te maken op basis van cijfers in plaats van uw (onderbuik)gevoel. Als u bijvoorbeeld wilt weten of collega’s via het nieuwsoverzicht bij het nieuws komen of via het hoofdmenu, dan maakt u voor beide paden een doel aan. Hiermee ziet u in één oogopslag welk van de twee opties door collega’s het meest gebruikt wordt.

Recht ter zijde: PlasBossinade

Door Vivienne Verlinden, advocaat IE, ICT en media

Realiseert u zich dat het gebruik van programma’s zoals Google Analytics privacy-gevoelig kan zijn. U kunt er immers persoonsgegevens mee verzamelen. Bovendien worden middels een intranet vaak ook persoonsgegevens gedeeld met andere werknemers van de organisatie.

Hierop zijn twee specifieke wettelijke regelingen van toepassing:

  1. Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)
  2. Cookiewet

Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)

De WBP is van toepassing op een intranet.
Art. 38a WBP bepaalt dat het verwerken van persoonsgegevens binnen een intranet geoorloofd is als aan een hele reeks voorwaarden is voldaan én de OR –als die er is – heeft ingestemd. 

De voorwaarden hebben vooral betrekking op het soort gegevens dat mag worden verzameld, het doel waarvoor deze gegevens mogen worden gebruikt en de personen met wie de gegevens mogen worden gedeeld. 

Heel kort door de bocht: de volgende gegevens mogen verwerkt en intern gedeeld worden:

  • gegevens van werknemers die nodig zijn voor communicatie, 
  • verjaardagen e.d.
  • informatie over ieders taak binnen de organisatie, 
  • foto’s en video’s van kantooractiviteiten,  
  • aan- en afwezigheid en de reden daarvan (in geval van ziekte zonder de aard van de ziekte te vermelden!)

Een intranet dat aan deze eisen voldoet hoeft niet gemeld te worden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).

Cookiewet

Als u op uw intranet Google Analytics gebruikt is naast de WBP ook de Cookiewet van toepassing. Google Analytics plaatst namelijk cookies op de computer van de gebruiker en middels die cookies wordt het surfgedrag van de gebruiker gevolgd. 

De Cookiewet (art. 11.7a Telecommunicatiewet)  bepaalt dat de gebruiker vóóraf geïnformeerd moet worden over de gebruikte cookie én toestemming moet worden gevraagd voor het plaatsen ervan. Er ligt echter een wetsvoorstel tot wijziging van de Cookiewet in die zin dat voor analytische cookies binnenkort geen toestemming meer gevraagd hoeft te worden. 

Het CBP heeft begin dit jaar, vooruitlopend op deze nieuwe wetgeving, bekendgemaakt dat het gebruik van Google Analytics -zonder toestemming van de computergebruiker- toegestaan is mits:

  • Door het bedrijf een bewerkersovereenkomst met Google wordt gesloten (hierin verplicht Google zich zich netjes te gedragen); U kunt deze vinden in uw Google Analytics account onder ‘beheer’/ accountinstellingen;
  • De optie ‘gegevens delen met Google’ wordt uitgezet;
  • IP-adressen geanonimiseerd worden. 
  • Gebruikers wel worden geïnformeerd over het gebruik van Google Analytics en hen een opt-out mogelijkheid wordt geboden.

Het anonimiseren van het IP-adres heeft in een intranet-situatie echter niet zoveel zin omdat het intranet veelal op één IP-adres zal draaien; Bovendien is het aantal gebruikers van een intranet klein zodat gegevens veel sneller terug te leiden zullen zijn tot individuen.

Concluderend

Om het risico zo klein mogelijk te houden dat er sprake is van een – ongeoorloofde – verwerking van persoonsgegevens is het aan te raden alleen díe informatie te verzamelen die redelijkerwijs nodig is om de kwaliteit en effectiviteit van het intranet te monitoren. Verzamel op een zo hoog mogelijk anonimiteits-niveau zodat de informatie niet is terug te leiden tot een bepaalde persoon en vermijd het verzamelen van privacygevoelige informatie.

Waar moet ik op letten bij het aanschaffen van een SSL-certificaat? Direct leads genereren vanuit Facebook met Lead ads