Van drukwerk naar digitaal

Het zelf creëren en snel kunnen aanpassen van digitale content is inmiddels heel gewoon. We merken dat deze behoefte er nu ook komt voor drukwerk.

Een digitaal format voor drukwerk

Wij merken dat er behoefte is om zelf het standaard drukwerk van de organisatie aan te kunnen passen zonder dat dit teveel ten koste gaat van de vormgeving. De wereld om ons heen verandert snel en de informatievoorziening moet met dezelfde snelheid aangepast worden. Voor websites geldt dat dit geen probleem is. Via het content management systeem (CMS) pas je eenvoudig je boodschap aan. Maar dit is vaak anders voor drukwerk van de organisatie.

Mooi drukwerk wordt vaak gemaakt door een vormgever en is opgemaakt met specialistische software. Zodra er tekst aangepast moet worden dan wordt de grafisch vormgever ingeschakeld. Een ander scenario is dat mensen uit de organisatie zelf in een tekstverwerker aan de slag gaan. Hierdoor wordt de content snel aangepast maar laat dit soms nog wat te wensen over - zeker ook met oog op de huisstijl. 

Een tussenweg is een digitaal format waarmee je in een CMS zelf je materiaal kunt aanpassen en binnen bepaalde kaders van de huisstijl vorm kunt geven. Dit kan vervolgens worden gedownload, geprint of afgedrukt. Wij zien de transformatie naar het zelf kunnen creëren en beheren van drukwerk met een digitaal format. We hebben de concrete voorbeelden van jaarverslagen, patiëntenfolders in de zorg en voorlichtingsbrochures voor onderwijs voor je op een rijtje gezet.

Hoe zit het ook alweer?

Folder: drukwerk dat bestaat uit één blad dat een of meer malen is gevouwen. Folder komt uit het Engels: to fold = vouwen).*

Brochure: bestaat uit meerdere vellen gevouwen papier, die in de rug bijeengehouden worden ("gebrocheerd zijn").**

Jaarverslag:  een overzicht van wat er in het betreffende jaar in een organisatie is gebeurd, al dan niet met een financiële verantwoording. ***

*nl.wikipedia.org/wiki/Folder
**nl.wikipedia.org/wiki/Brochure
***nl.wikipedia.org/wiki/Jaarverslag

Voorlichtingsbrochure voor onderwijs

Voor de universiteiten Tilburg University en Rijksuniversiteit in Groningen ontwikkelden we een manier om met een CMS zelf brochures voor opleidingen te kunnen maken en gepersonaliseerd aan te kunnen bieden. Dit veranderde het creëren en aanbieden van opleidingsbrochures radicaal.

In het Kirra CMS zijn verschillende componenten beschikbaar die gebruikt kunnen worden om een brochure te maken. Deze componenten zijn volledig in eigen huisstijl. Doordat de basis digitaal is, kan een wijziging zelf direct worden doorgevoerd. Dit geldt ook voor een wijziging in de opmaak of de huisstijl. Een component hoeft maar op één plek te worden aangepast. Alle opleidingsgidsen zijn dan allemaal aangepast en altijd conform huisstijl.

De potentiële student geeft zelf aan voor welke opleidingen hij of zij informatie in de brochure wil. Doordat de informatie digitaal is kan je ook selecties van de content aanbieden. We geven de student een overzicht van alle folders, de student maakt een selectie en krijgt een gepersonaliseerde brochure in zijn mailbox.

De gegevens van de aanvragende student worden gelijk in het CRM geschoten. Hiermee vormt het ook gelijk een student recruitment tool. Deze tool staat voor Tilburg University online en wordt op dit moment ingezet: bekijk deze brochuretool online

Persoonlijk voorblad University Tilburg
Persoonlijk voorblad University Tilburg
Voorblad folder met foto
Voorblad folder met foto
Voorblad zonder foto
Voorblad zonder foto

Patientenfolders in de zorg

Met Treant zijn we bezig om de patienteninformatie allemaal op een uniforme manier aan te bieden, zowel qua inhoud als vormgeving.

De tekst van de patientenfolders staat allemaal in een document-beheersysteem. Zodra een document (folder) wordt aangemaakt of aangepast is dan moet deze eerst door een specialist (arts) worden goedgekeurd in het document-beheersteem. 

Zodra dit is goedgekeurd wordt de inhoud aangeboden als platte tekst en afbeeldingen. Wij zorgen ervoor dat deze tekst wordt getoond op www.treant.nl. Hier is de folder te bekijken als webpagina. Deze webpagina is, in tegenstelling tot een PDF-document, ook makkelijk te lezen op mobiele telefoons. 

Naast de webpagina kan de folder ook als PDF-document worden gedownload, gedeeld en geprint. Hiermee hebben mensen altijd de laatst goedgekeurde informatie in de huisstijl tot hun beschikking.

Dit project is nog volop in ontwikkeling en komt komend jaar ergens online.

Digitale (jaar)verslagen

Jaarverslagen geven een overzicht van wat er het afgelopen jaar allemaal is gebeurd, eventueel met een financieel gedeelte. Deze vorm van verslaglegging is voor steeds meer organisaties verplicht gesteld, ook wordt het steeds vaker ingezet als PR-instrument. De overheid stimuleert organisaties om transparant te zijn met haar transparantie benchmark. Het online beschikbaar maken van het jaarverslag helpt daarbij. Eén van onze klanten, de Gasunie, staat zelfs in de top vijf. Bekijk hier het online jaarverslag

Speciaal voor het maken van verslagen ontwikkelden we Kirra Jaarverslag. We hebben deze tool ontwikkeld om het proces van het maken van een jaarverslag efficiënter te maken met de moderne technieken van nu. Met dit pakket breng je een verslag of rapportage in de basis digitaal uit. Ook wordt er met één druk op de knop een PDF gegenereerd die eventueel zo naar de drukker kan.

Hieronder staan drie voorbeelden van digitale jaarverslagen die gemaakt zijn met Kirra Jaarverslag.

Amsterdam RAI 2016

Elker & Het Poortje

Hoe groot is deze trend?

Volgens ons wordt communicatie steeds belangrijker en krijgt de communicatieafdeling een steeds grotere rol. De organisatie ziet dit vaak nog niet als onderdeel van het primaire proces en wil hier het liefst zo min mogelijk budget voor vrij maken. Tegelijkertijd wil de communicatie-afdeling alle kanalen onder controle hebben en één uitstraling hebben. Door content creatie verder te centraliseren en digitale tools aan te bieden wordt dit minder kostbaar en beter beheersbaar. 

31 aandachtspunten voor bezoekers met een beperking Waarom je nú bezig moet met privacy en wetgeving