Wanneer? 20 mei 2014

Waar? iWink

Voor wie? Alle geïnteresseerden

Verslag iWink's Walk-in: intranetten

Dinsdag 20 mei 2014 organiseerden we iWink's Walk-in: Intranetten. De Walk-in is een gratis kennisevent voor alle marketing en communicatieprofessionals. Lees hier het verslag van de middag.

De inmiddels vierde editie van de Walk-in was specifiek bedoeld voor diegenen die te maken hebben met de totstandkoming of het onderhoud van een intranet. We bespraken trends, strategieën en draagvlak. We gingen in op het zoeken binnen een intranet en interne contentmarketing. Verder bespraken we aandachtspunten bij het vormgeven van een intranet. Tot slot kwamen de belangrijkste securityaspecten naar voren. De inhoud van het programma is samengesteld op basis van drie key take-aways. Deze punten zijn een soort samenvatting van de walk-in.

3 key take-aways

  1. Maak informatie op maat & relevant
    Wanneer informatie persoonlijk en functie- of locatieafhankelijk is helpt het intranet collega's in hun dagelijkse werkzaamheden. 
  2. Zorg ervoor dat al uw collega's betrokken worden bij de totstandkoming van informatie op het intranet
    Het intranet is niet alleen de verantwoordelijkheid van de afdeling communicatie. Betrek andere afdelingen in een zo vroeg mogelijk stadium zodat men zich ook meer betrokken voelt bij het intranet.
  3. Zorg ervoor dat het intranet werkprocessen ondersteunt en werk uit handen neemt
    Wanneer het intranet u werk uit handen neemt, dan wordt het een instrument dat u en de organisatie verder helpt. Ga daarom op zoek naar manieren waarop het intranet u en uw collega's kan helpen in het werk.

 

Trends, strategie & draagvlak

Het onderwerp intranet is binnen veel organisaties erg actueel. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de steeds sneller veranderende omgeving. Daarbij beïnvloeden drie grote internettrends van de afgelopen 15 jaar de verwachtingen van gebruikers over intranetten:

  1. Zoekmachines zorgen ervoor dat er op iedere vraag een snel en volledig antwoord komt
  2. Door sociale media kunnen mensen en groepen gevolgd worden die interessant zijn, zo komt de informatie die we relevant vinden vanzelf naar ons toe
  3. Mobiele telefoons en tablets maken het mogelijk om de informatie op elk moment en op iedere locatie te raadplegen

De eigenschappen van deze trends zien we ook terug in de sociale intranetten. Daarbij verhoogt een sociaal intranet de efficiëntie, flexibiliteit en innovatie van een organisatie door het stimuleren van kennisdeling en samenwerking. Het grootste voordeel van een sociaal intranet is dat iedere gebruiker beter in staat wordt gesteld om binnen de organisatie sneller het antwoord te vinden op zijn/haar vraag. De bereikbaarheid van het antwoord wordt als het ware vergroot en is onafhankelijk van tijd en locatie. Als organisatie verhoogt u hiermee de efficiëntie binnen werkprocessen. Daarnaast verlaagt u de kosten die u maakt bij het aantrekken van externe kennis doordat inzichtelijk en doorzoekbaar wordt welke kennis al in huis is.

Om een efficiëntere samenwerking mogelijk te maken kan een persoonlijk profiel van alle collega's helpen. Zo'n persoonlijk profiel bevat bijvoorbeeld de volgende gegevens: contactgegevens, foto, functie, kennis, ervaring, interesses. Hiermee is het mogelijk om op basis van interesses, kennis en ervaring nieuwe contacten te leggen. Hierdoor stimuleert u samenwerking op basis van inhoud in plaats van samenwerking via de traditionele werklijnen.

We geloven dat een intranet een digitale omgeving is waar mensen, techniek en organisatie bij elkaar komen. Eigenlijk een digitale werkplek dus. Door slimme koppelingen te gebruiken kunt u daarbij bestaande specialistische software blijven gebruiken, geïntegreerd in uw intranet. Ons CMS, Kirra, is erg geschikt voor dit type koppelingen. U brengt alle bedrijfskritische software dus samen op één plek, waarmee u het intranet het startpunt maakt van uw dagelijkse werkzaamheden.

Het intranet is een digitale werkplek waar mensen, techniek en organisatie samenkomen

Draagvlak

Het bestaan van een intranet alleen is niet voldoende. Als het intranet niet wordt gebruikt dan draagt het intranet ook niet bij aan de organisatiedoelstellingen. Een intranet heeft impact op de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie en het is daarom van belang dat collega's achter het intranet staan. De volgende tips kunnen helpen om draagvlak te creëren binnen de organisatie.

  • Tip 6: Schaf oude werkprocessen af
    Om nieuwe werkprocessen efficiënt te integreren, is het belangrijk om dat oude werkprocessen niet langer bestaan. Om ervoor te zorgen dat collega's de nieuwe werkprocessen ook echt gaan gebruiken helpt het vaak om de oude manier van werken af te schaffen.
  • Tip 7: Omarm ambassadeurs
    Er zijn binnen een organisatie altijd een aantal collega's te vinden die het nieuwe intranet vanaf het begin positief inzien. Omarm hun enthousiasme en geef ze de ruimte om dit te delen.
  • Tip 8: Toon sprekende KPI’s op de homepage
    Key Performance Indicators (KPI’s) zeggen de meeste collega's weinig. Toon resultaten op een aansprekende manier, zodat iedereen begrijpt hoe het met de organisatie gaat. Bijvoorbeeld in de vorm van een infographic.
  • Tip 9: Geef mensen de ruimte
    Durf collega's te laten ervaren hoe het intranet werkt. Geef ze de ruimte om alle mogelijkheden uit te proberen, fouten te maken en daarvan te leren.
  • Tip 10: Gamification
    Breng spelelementen aan om collega's te stimuleren het intranet te gebruiken. Bijvoorbeeld door een percentage te tonen van hoe volledig het persoonlijk profiel is ingevuld. 
  • Tip 11: Maak het leuk
    Implementeer bijvoorbeeld een interne marktplaats waardoor collega's ook op een informele manier met elkaar in contact kunnen komen.

Zoeken binnen intranetten

Zoeken binnen het intranet is misschien wel één van de meest voorkomende taken van collega's. En toch is dit een gebied waar vaak kansen gemist worden. Door de hoofdlijnen uit traditionele zoekmachineoptimalisatie toe te passen binnen het intranet bent u in de gelegenheid om deze kansen te benutten.

Feitelijk hebben het over de vindbaarheid van informatie. Vanuit gebruikers horen we vaak de volgende geluiden over het zoeken binnen intranetten:

  • De informatie is niet te vinden
  • De gevonden informatie blijkt niet juist te zijn
  • De informatie is pas bereikbaar na teveel klikken

Zoekresultatenpagina

Het is belangrijk om te streven naar een bepaalde mate van samenhang in de content rondom één specifiek onderwerp. Zoek daarom, voordat u een nieuwe pagina aanmaakt, eerst in het intranet naar het onderwerp waarover u wilt schrijven. Controleer de resultaten op samenhang en overlap en zorg ervoor dat het voor uw collega's duidelijk is waar de pagina over gaat.

Let er vervolgens op dat u een duidelijke titel en samenvatting toevoegt in het CMS. Hiermee helpt u uw collega's zich een beeld te vormen van de pagina's in de zoekresultaten. 

Door de learnings uit traditionele zoekmachineoptimalisatie mee te nemen slagen organisaties er in om informatie in intranetten op maat en relevant te maken.

Opbouw van een pagina

Welke elementen zijn in de opbouw belangrijk om ervoor te zorgen dat een gebruiker vindt wat hij of zij zoekt? Daarin zijn drie zaken van belang:

  1. De pagina biedt unieke, waardevolle content
  2. De pagina is geoptimaliseerd rondom de gebruikerservaring
  3. De content is geschreven rondom zoekwoorden/ thema’s

 

Overkoepelend geldt misschien als belangrijkste les dat er in de zoekresultaten een verwachting of belofte opgebouwd wordt. Deze verwachting moet waargemaakt worden op de uiteindelijke pagina. Bij de opbouw van de uiteindelijk pagina zijn een aantal punten belangrijk:

  • Plaats links op de pagina naar gerelateerde onderwerpen.
  • Duidelijke structuur op een pagina.
    Mensen lezen en scannen een pagina verschillend. Leidt hen door de pagina door middel van een duidelijke structuur: inleiding, opsommingen. ondersteunende afbeeldingen en een duidelijke samenvatting.

Door de learnings uit traditionele zoekmachineoptimalisatie mee te nemen slagen organisaties er in om informatie in intranetten op maat en relevant te maken.

Interne contentmarketing

Binnen het intranet wilt u collega’s zo efficiënt mogelijk bereiken met de informatie die voor hen relevant is. Contentmarketing is een middel dat hiervoor ingezet kan worden. Hiervoor is het eerste instantie belangrijk om in kaart te brengen wie uw collega’s zijn, wat hun werkzaamheden zijn, welke vragen ze hebben en of ze ergens tegenaan lopen in hun werkzaamheden. Weten wat uw collega’s willen lezen is de eerste stap. Uiteraard heeft u als organisatie zelf ook wat te vertellen. Probeer te zoeken naar de relevantie en een juiste balans tussen wat collega’s willen lezen en wat de organisatie wil vertellen. Stel ook enkele Key Performance Indicators, of KPI’s, op. Aan de hand van deze KPI's kunt u afleiden of de contentinspanningen bijdragen aan het succes van het intranet. 

Content presenteren

Vervolgens kunt u gaan kijken hoe u die informatie het beste presenteert. Hierbij is het handig om rekening te houden met verschillende type mensen en hun verschillende voorkeuren voor content. Houd daarom rekening met een goede balans op de pagina's. Schrijf korte, duidelijke teksten waarbij u rekening houdt met het taalniveau. Ondersteun uw tekst met foto's en waar mogelijk en relevant ook videomateriaal. Bied ook links aan voor mensen die graag meer willen lezen over het onderwerp.

Redigeer, meet en optimaliseer

Een intranet is niet alleen van en voor de afdeling communicatie. Deel daarom de verantwoordelijkheid met andere afdelingen. Stel bijvoorbeeld een redactie samen. Belangrijk hierbij is dat die mensen het leuk vinden om te doen en er tijd voor hebben. De redactie is idealiter een goede balans van verschillende afdelingen. Maak het uzelf en de redactieleden makkelijker door te werken met een contentkalender.

Meet en analyseer tot slot het gebruik van het intranet. Dit kan via het CMS, bijvoorbeeld Kirra, maar ook via externe statistiekenpakketten zoals Google Analytics. Wat u meet is afhankelijk van de doelstellingen die bij aanvang opgesteld zijn. Wat u bijvoorbeeld kunt meten is:

  • populaire content
  • interne zoekresultaten
  • nulresultaten
  • aantal sociale interacties

Design

Na het ingebruiknemen van een intranet komen er vaak vragen om nieuwe content te plaatsen, nieuwe functionaliteiten te implementeren of om nieuwe pagina’s toe te voegen. Wanneer daar tijdens de ontwerpfase onvoldoende rekening mee is gehouden kan het intranet snel een rommelig en onoverzichtelijk geheel worden. Daarom houden we altijd rekening met de lange termijn en zorgen ervoor dat het ontwerp van een intranet schaalbaar is en modulair. Wij geloven daarbij sterk in de kracht van flat design.

Flat design is een simplistische designmethodiek die effecten zoals schaduwen, highlights, structuren en kleurverlopen achterwege laat. Daardoor komt de nadruk meer te liggen op de inhoud van het intranet in plaats van de vorm van het intranet.

Hou altijd rekening met de lange termijn en zorg ervoor dat het ontwerp van een intranet schaalbaar en modulair is.

De designmethodiek die voor flat design kwam was "skeuomorphism". Het verschil tussen skeomorphism en flat design is goed te zien bij de iPhone. Voorheen hadden de icoontjes reflecties en zagen ze er zo realistisch mogelijk uit door middel van houtstructuren en leerstructuren. De iconen refereren op die manier naar een alledaags object. Denk bijvoorbeeld aan een leren notitieboekje voor een notitie-icoon, of een boekenkast om een verzameling boeken te illustreren. Het nadeel van deze designmethodiek is dat het al snel onoverzichtelijk en druk oogt. Daarnaast worden er vaak afbeeldingen gebruikt om de grafische elementen een bepaald effect mee te geven. Hierdoor is een interface minder goed schaalbaar en is de laadtijd hoger, iets wat niet wenselijk is bij een intranet.

Het is voor intranetten ook niet nodig om speciale effecten toe te voegen omdat het puur om de inhoud gaat.

Flat design helpt bij het maken van een interface die modulair is. Modulair betekent dat de onderdelen die op een pagina gebruikt worden op verschillende manieren in elkaar moeten passen. Op die manier kan er eenvoudig een nieuwe functionaliteit in het intranet worden gebouwd als dat nodig is, zonder dat er iets opnieuw moet worden vormgegeven.

Een intranet wordt niet meer alleen vanachter een bureau gebruikt, maar ook onderweg. Een responsive intranet is in die situaties belangrijk. Bij het ontwerpen van een responsive interface is naast de modulariteit ook de schaalbaarheid belangrijk. Het ontwerp van het intranet moet namelijk op alle schermen goed tot zijn recht komen. Een flat design kan hierbij van pas komen, omdat de grafische elementen zich bij uitstek lenen voor een toepassing op verschillende schermgroottes.

Security

Security was vroeger een ondergeschoven kindje, iets wat maar door de systeembeheerder moest worden geregeld wanneer een applicatie in gebruik genomen werd. De afgelopen jaren is dat in sneltreinvaart veranderd, en dat is maar goed ook.

Het is verstandig om enige basiskennis te hebben van security en om security-aspecten in een vroeg stadium te bekijken. Security is namelijk niet iets wat achteraf kan worden “toegevoegd” aan een applicatie, omdat security bepalend is voor de gebruikerservaring en functionaliteit, en vice versa.

Het intranet is overal

De inmiddels veelbesproken trend dat internet overal is (ook wel "in de cloud" genoemd) zien we inmiddels ook terug bij intranetten. Gebruikers verwachten dat ze het intranet ook thuis of in de trein kunnen benaderen op hun laptop, tablet of smartphone.

4 hostingmodellen

Bij het maken van een keuze voor hosting onderscheiden wij vier vormen.

  1. In eigen beheer, binnen het eigen netwerk (traditioneel)
  2. In eigen beheer, buiten het eigen netwerk (in een extern datacentrum)
  3. Infrastructure as a Service (in de “cloud”)
  4. Software as a Service (in de “cloud”)

Traditioneel wordt bij intranetten gekozen voor vorm 1, maar hierbij is het ingewikkeld om toegang vanaf andere devices en locaties dan de bureaucomputer op kantoor toe te staan. Wij adviseren daarom om te kiezen voor vorm 3, maar stel uw hostingprovider dan wel vragen over beveiliging, backup-procedures en het land waar de servers draaien.

Tips

  1. Maak gebruik van Single Sign On (SSO), zodat gebruikers niet steeds opnieuw hun wachtwoord hoeven in te voeren
  2. Zorg dat gebruikersaccounts centraal beheerd worden (bijvoorbeeld door koppeling aan Microsoft Active Directory). Dit is ook mogelijk bij cloudhosting.
  3. Bedenk welke informatie waar toegankelijk moet zijn. Uit het oogpunt van vertrouwelijkheid kan het nuttig zijn om bepaalde informatie alleen toegankelijk te laten zijn wanneer de gebruiker inlogt vanaf de kantoor-PC. Voor de smartphone of tablet maakt u een selectie van de informatie toegankelijk.
  4. Overweeg two-factor authentication om accounts met toegang tot gevoelige informatie beter te beveiligen.
Volgende Walk-in bijwonen?
  • Ontvangt u graag een uitnodiging voor een volgende Walk-in? Verstuur uw naam en e-mailadres en we nodigen u uit voor de eerstvolgende editie.